Financiële managementinformatiesystemen gekoppeld aan ERP systemen

Abstract

In de afgelopen decennia stonden bedrijven voor belangrijke uitdagingen gaande van wijzigende markten en zware concurrentie tot steeds meer eisende klanten. Om deze ontwikkelingen het hoofd te kunnen bieden zijn er belangrijke wijzigingen doorgevoerd wat betreft de manier van werken van ondernemingen. De implementatie van informatietechnologieën- en systemen in de aanwezige bedrijfsprocessen is waarschijnlijk één van de meest doorslaggevende verandering. De impact van deze doorvoering is immens groot en de positieve gevolgen ervan zijn duidelijk merkbaar. Eén van de belangrijkste ontwikkelde technologieën in dit verband is Enterprise Resource Planning (ERP), een systeem dat de informatiestromen optimaliseert door de verschillende bedrijfsprocessen op elkaar af te stemmen. Om van de voordelen van ERP te genieten zijn echter belangrijke opofferingen vereist. Het invoeren van dit systeem vergt namelijk niet alleen veel tijd maar lijdt eveneens tot hoge kosten. Daarom is het nuttig om te onderzoeken of ERP de van dit systeem verwachte informatie kan leveren. Met dit doel voor ogen wordt de door dit systeem geleverde managementinformatie vergeleken met de managementinformatie tot stand gebracht door traditionele informatiesystemen. De aandacht gaat hierbij uit naar de informatiebehoeften in de boekhoud- en financieringsafdeling. Ook is een onderscheid tussen afdelingsmanagers en directieleden noodzakelijk aangezien hun informatiebehoeften sterk uiteenlopen. Om deze vergelijking mogelijk te maken wordt met behulp van een literatuurstudie een kader geschetst rond het onderwerp met daarbij een verduidelijking van de gebruikte terminologie en een introductie tot informatiesystemen en E-Business. MIS gekoppeld aan ERP-systemen met toepassing op de boekhoudkantoren - 4 - Elektronische Business (E-Business) is de manier van zakendoen geworden voor de huidige bedrijven. Door gebruik te maken van allerhande technologieën en internet tracht het bedrijf om over zoveel mogelijk informatie te beschikken over onder andere de klanten, de markten en de interne operaties om zo de winstgevendheid te kunnen vergroten. Daarnaast is er bij deze bedrijven het besef ontstaan van het belang van informatie ten behoeve van de strategievorming. Belangrijke beslissingen zullen voortaan gebaseerd worden op betrouwbare en relevante informatie verzameld uit elke hoek van de onderneming. Dit omzettingsproces van ruwe overvloedige data in relevante informatie wordt business intelligence genoemd. Business Intelligence bestaat uit verscheidene applicaties en gespecialiseerde systemen waaronder management informatiesystemen. Informatiesystemen over het algemeen kunnen gezien worden als een organisatie van mensen, hardware, software, communicatienetwerken en gegevensbronnen die informatie verzamelen, verwerken, opslaan en verspreiden in functie van de besluitvorming. Management informatiesystemen daarentegen leveren informatie bedoeld voor de managers in de vorm van allerhande rapporten en analyses om hen bij te staan bij de uitoefening van hun taken. Toegepast op de boekhoud-en financieringsafdeling kunnen de gebruikte informatiesystemen opgesplitst worden naargelang de functies die hier worden uitgevoerd. Deze functies zijn voor de boehoudafdeling: orderverwerking, voorraadbeheer, grootboekadministratie, salarisadministratie en debiteuren-en crediteurenadministratie. Voor de financieringsafdeling betreffen het de functies: kasgeldbeheer, investeringsbegroting, beheer van investeringen en financiële planning en prognoses. Voor elk van deze functies worden traditioneel aparte informatiesystemen ingezet die allerlei managementrapporten kunnen leveren ter ondersteuning van het besluitvormingsproces. MIS gekoppeld aan ERP-systemen met toepassing op de boekhoudkantoren - 5 - Naast de informatie bedoeld voor de afdelingsmanagers dient er ook informatie worden bezorgd aan de directieleden. Deze informatie is verschillend van het voorgaande in die zin dat het eerder prestatiegericht is en ten behoeve van de strategievorming wordt ingezet. Een belangrijk methodiek dat in dit opzicht wordt gehanteerd is de Balanced Scorecard, ontwikkeld door R. Kaplan en D. Norton. Aan de hand van metingen uitgevoerd op de vooraf vastgestelde prestatie-indicatoren per kritische domein toetst de BSC in hoeverre een organisatie haar vooropgestelde doelen en strategieën bereikt, door deze metingen te vergelijken met normwaarden. Bij afwijkingen kan men op tijd ingrijpen en kunnen er corrigerende acties worden ondernomen. Nu de informatiebehoeften van de verschillende soorten managers vaststaan is het mogelijk om deze te matchen aan de geleverde informatie van een ERP-systeem. Aangezien SAP de grootste softwareproducent is op het vlak van ERP-systemen baseert de analyse zich op dit systeem. Het programma SAP R/3 is een client/server applicatie dat bestaat uit geïntegreerde modules die zicht richten tot het gehele bedrijf in plaats van de individuele processen. Terwijl elke module een aparte functie uitoefent is er tussen deze toepassingen sprake van samenwerking door het gebruik van één algemene, overkoepelende database. Zo wordt volledige integratie bereikt, met al diens voordelen van dien. Om overeenstemming te hebben tussen de individuele informatiesystemen en SAP wordt enkel de ‘financial accounting’ module van SAP onder de loep genomen. Deze bestaat uit de deelmodules: investment management, controlling, enterprise controlling en treasury. De vergelijking tussen de informatie geleverd uit deze systemen met de informatiebehoeften van de managers toont aan dat SAP in staat is de gewenste informatie te leveren. Ook kan met behulp van SAP een Balanced Scorecard worden opgesteld die voldoet aan de nodige vereisten. MIS gekoppeld aan ERP-systemen met toepassing op de boekhoudkantoren - 6 - Een tweede onderzoeksaspect van dit werk handelt over de problematiek rond de boekhoudkantoren. Deze kantoren dienen zich te bewapenen tegen de opkomende concurrentie van de ‘big four’. Dit kan door verscheidene factoren geschieden, maar in dit werk wordt dieper ingegaan op de verbetering van de ICT in deze kantoren. Hierbij wordt er gebruik gemaakt van de kennis opgedaan in het eerste deel van dit onderzoeksrapport. Aan de hand van enquêtes en een diepte-interview is vastgesteld dat deze kantoren vooral de basisinformatie kunnen leveren aan hun cliënteel en dat de adviserende functie bij de meesten nog niet goed is uitgewerkt. Ook blijkt dat een bepaald deel van de kantoren niet voldoende gebruik maakt van de beschikbare informatietechnologie, wat een aanzienlijke achterstand levert ten opzichte van de concurrentie. Verder is tot uiting gekomen dat er door deze kantoren geen beroep wordt gedaan op ERP-systemen, ondanks het feit dat deze zich vandaag de dag ook richten tot kleine bedrijven. Wat betreft het opstellen van een BSC, is opgevallen dat vele kantoren hier geen kennis over hebben en vooral het belang van een BSC niet inzien. Vanzelfsprekend leidt dit ertoe dat de nodige expertise en technologische middelen om een BSC te leveren ook ontbreken.